Probleme mit Outlook-Signaturen und Umlauten bei Cloud-Speicherung

Seit März 2025 berichten zahlreiche Nutzer von Microsoft Outlook 365 über ein ärgerliches Problem: Umlaute wie ä, ö, ü oder das ß werden in E-Mail-Signaturen nicht mehr korrekt dargestellt. Stattdessen erscheinen kryptische Zeichenfolgen wie „GrÃ¼ße“ oder „MÃ¼ller“. Dieses Phänomen tritt insbesondere auf, wenn die Funktion zur Cloud-Speicherung von Outlook-Einstellungen aktiviert ist.

Ursache: Cloud-Speicherung und fehlerhafte Zeichencodierung

Outlook bietet die Möglichkeit, Einstellungen – einschließlich E-Mail-Signaturen – in der Microsoft-Cloud zu speichern. Dies soll die Nutzung auf mehreren Geräten erleichtern. Allerdings führt diese Funktion derzeit zu Problemen mit der Zeichencodierung von Signaturen.

Die HTML-Dateien der Signaturen werden beim Speichern in der Cloud offenbar nicht korrekt als UTF-8 codiert. Stattdessen interpretiert Outlook sie als Windows-1252 oder ANSI, was zu einer fehlerhaften Darstellung von Sonderzeichen führt. Besonders betroffen sind Nutzer, die ihre Postfächer auf mehreren Geräten oder in verschiedenen Outlook-Clients verwenden.

Workarounds und Lösungen

Bis Microsoft eine offizielle Lösung bereitstellt, können folgende Maßnahmen helfen:

1. Deaktivieren der Cloud-Speicherung

In den Outlook-Optionen unter „Allgemein“ kann die Option „Meine Outlook-Einstellungen in der Cloud speichern“ deaktiviert werden. Dadurch werden Signaturen wieder lokal gespeichert, was das Problem beheben kann.

Alternativ kann ein Registry-Eintrag gesetzt werden:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Setup]
"DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle"=dword:00000001

2. Manuelle Korrektur der Signaturdateien

Die Signaturdateien befinden sich im Ordner %APPDATA%\Microsoft\Signatures. Mit einem Texteditor wie Notepad++ können diese geöffnet und die Codierung auf UTF-8 mit BOM gesetzt werden. Zudem sollte im HTML-Header der Meta-Tag <meta charset="utf-8"> eingefügt werden.

3. Signaturbearbeitung über Outlook Web App (OWA)

Ein weiterer funktionierender Workaround besteht darin, die Signatur ausschließlich in der Onlineversion von Outlook (OWA) zu erstellen oder zu bearbeiten. Diese wird dann korrekt in der Cloud gespeichert und auch im lokalen Outlook korrekt dargestellt – vorausgesetzt, man ändert sie anschließend nicht mehr lokal. Eine nachträgliche Bearbeitung in der Desktop-Version kann das Codierungsproblem erneut auslösen.

4. Nutzung von Reparatur-Tools

Einige Entwickler haben Tools bereitgestellt, die fehlerhafte Signaturen automatisch korrigieren. Beispielsweise hat der Entwickler Abneco ein Java-basiertes Tool veröffentlicht, das die Codierung der Signaturdateien überprüft und bei Bedarf korrigiert. Dieses Tool ist auf GitHub verfügbar: neuronics-outlook-correctif-encodage-signature.

Fazit

Das Problem mit fehlerhaft dargestellten Umlauten in Outlook-Signaturen bei aktivierter Cloud-Speicherung ist bekannt und betrifft viele Nutzer. Bis Microsoft eine offizielle Lösung bereitstellt, bieten die genannten Workarounds verlässliche Abhilfe – insbesondere die Bearbeitung der Signatur über OWA ist für viele eine pragmatische Lösung ohne technische Eingriffe.